Gestão / Operação
Organograma, recrutamento, OKRs/KPIs, rotinas, squads, decisão e IA na gestão.
Organograma e Job Design (QRF)
O que é: estruturação hierárquica + visual da empresa, dividindo funções em blocos. QRF (Quadro de Responsabilidades da Função) especifica o que cada pessoa faz e quais métricas influencia.
Quando usar: ANTES de contratar. Evita CEO apagando incêndio, elimina "quem manda em quem", evita sobrecarga de comunicação.
Como fazer:
1. Liste os 3 blocos: Receita (Marketing + Comercial), Produto (Educação, CS, Suporte), Gestão (Financeiro, Jurídico, RH, Ops).
2. Pergunte: "Se eu começasse do zero pra entregar minha meta, qual o time ideal?" (To Be, não As Is).
3. Desenha no Miro: 1 pessoa pode ocupar 2 caixas, mas 1 caixa nunca pode ser de 2 pessoas (cachorro com 2 donos morre de fome).
4. Limita: cada líder no máx 6-10 liderados.
5. QRF por caixa: nome, cargo, quem está acima, top 5 responsabilidades, métricas que influencia.
Parâmetros: 6-10 liderados/líder. QRF foca nas 5 principais.
Exemplos: Miro pra desenhar blocos. ChatGPT pra organizar lista de colaboradores atuais por setor antes de arrastar pro mapa.
Erros: "Personograma" — colocar a caixa onde a pessoa já está na bagunça atual (mistura marketing com contas a pagar).
CEO / Founder Mode
O que é: mentalidade do fundador onde ele NÃO se isola no estratégico (Manager Mode), mas mergulha em gargalos operacionais críticos.
Como fazer:
1. Acompanha métricas primárias diariamente (faturamento, margem).
2. Identifica gargalo #1 (churn alto, CAC estourando).
3. Desce ao tático: entrevista colaboradores, testa ferramentas, revisa comunicações, reestrutura com as próprias mãos.
4. Sobe pro estratégico, delega rotina otimizada. Sobe e desce.
Parâmetros: ~20% no operacional (gargalos), 80% no tático/estratégico.
Exemplo: Artur Ribas (Kiwify) desce no atendimento, resolve bug, escreve mensagem, sobe pro macro.
Erros: delegar a meta e sumir, confiando cego em executivos.
Variações: Manager Mode (criticado — gera empresa engessada).
COO + Gestor de Projetos
O que é: os 2 cargos pra blindar o CEO. COO orquestra execução + pessoas. Gestor de Projetos cobra prazos, métricas, esteiras.
Como fazer:
1. CEO define meta macro.
2. COO traduz: contrata, monta equipes, garante cultura, resolve atrito ("sala sem ar, líder brigou").
3. Gestor insere meta no ClickUp/Notion, cobra diariamente copywriters, editores, tráfego.
4. Líderes reportam ao CEO em checkpoints quinzenais/semanais.
Exemplos: Gabriel Breier tem ambos. Elton Cipriano: gestora de projetos colocou tudo no Notion + Miro pra controlar.
Erros: CEO virar cobrador de tarefas de copywriter. Gestor burocrático que trava criação.
Variações: Auxiliar Administrativo "trator executor" cresce pra COO.
Squads vs Esteira Dinâmica
Squad (fixo): equipe fechada autossuficiente. Velocidade + responsabilidade única.
Esteira: linha de produção, pessoas se mesclam por projeto. Aproveita gargalos e oscilações de tempo.
Como fazer (Squad):
- 1 Gerente de Squad/Líder.
- Base: 1 Copywriter VSL, 2 Copywriters Anúncio, 3 Editores, 1 Gestor de Projetos, 1 Dev, 1 Gestor Face Ads.
- Foca só na lucratividade do próprio funil.
Como fazer (Esteira):
- Piscina de redatores, editores, gestores.
- Sprint forma squad temporário (Copywriter A + Editor B + Gestor C). Próxima semana se mistura.
Parâmetros: Squad padrão Six = ~10 pessoas. Empresa 170+ pessoas → Squad. Menores → Esteira.
Exemplos: Six = Squads rígidos (modelo Spotify). Elton Cipriano e Arthur PC = Esteira / Dinâmico.
Erros: Squad fixo + líder incompetente (10 pessoas fracassam).
CSC (Centro de Serviço Compartilhado)
O que é: núcleo de especialistas que NÃO pertence a um Squad — flutua atendendo todos.
Quando usar: funções sem demanda exclusiva por squad ou caras demais pra duplicar.
Exemplo: Gustavo Cezar — Gestor de Projetos, Líder de Edição, Heads de Tráfego ficam no CSC, prestam serviço a todas as equipes.
Variações: agências externas sob demanda preenchem buracos do CSC.
Recrutamento e Testes
Como fazer (método Kelly Eleto):
1. Job Description detalhado — pelo menos 5h escrevendo (requisitos, benefícios, cultura).
2. Funil com formulário (Google Forms / Gupy ATS) pra filtrar curiosos.
3. Entrevista em 4 blocos:
- Bloco 1 — Desgraça/Pior Cenário: assusta com piores desafios pra ver se corre.
- Bloco 2 — Vida Pessoal: causas que defende, trajetória (atletas = disciplina).
- Bloco 3 — Oportunidade: plano de carreira, stock options, virar sócio. Brilhar o olho.
- Bloco 4 — Perguntas: se ele não pergunta nada → red flag de desinteresse.
4. Matriz de Avaliação:
- Soft Skills: 0-5 (proativo, flexível).
- Técnica: 0-3 (0 nada, 1 jr, 2 pl, 3 sr).
- Modelo de Negócio: 0-2.
Parâmetros: total 10 pontos. Abaixo de 6 = descarta. Recrutamento médio = 20h de trabalho.
Exemplo (The A Method, Artur Ribas): entrevistas pelos 3 últimos empregos, quem era chefe, nota que daria, maior desafio (avaliação 360º).
Erros: contratar Pleno/Sr sem JD claro; mudar a função na semana de entrada.
Variações:
- Top-down: executivos caros do mercado.
- Bottom-up: promover estagiários/suporte de dentro (preferência Artur Ribas — alinhamento cultural).
Perfis (DISC, PSD, Cognitivo)
DISC: Dominância, Influência, Estabilidade, Conformidade. Comercial/Closer = I ou D.
PSD (Lemann): Poor, Smart, Deep desire to get rich. Humilde + inteligente + sede profunda. Contrata e treina (aprende rápido + leal).
Teste Cognitivo (Bruno Simantob): perguntas polêmicas durante entrevista pra avaliar consequências de 2ª e 3ª ordem. Fundamental pra Copy e CEO.
Exemplo: contratar engenheiros pra Copy / Tráfego (lógica estruturada — usado pelo Lucas/Six).
Erros: talentos brilhantes mas intransigentes ("eu sempre fiz assim").
Variações: imersão prática de 1 semana antes de efetivar (Six).
Onboarding com Salário Retido
Como fazer (Gabriel Breier):
1. Aceita vaga + metas rígidas (acordado R$ 2.000).
2. 3 meses de teste = paga R$ 1.600.
3. Bate metas? Reintegra R$ 400 retroativos de cada mês + paga R$ 2.000 fixos + bônus/mentoria.
Parâmetros: retenção ~20% por 3 meses.
Erros: parente sem processo seletivo + sem metas (demissão dolorosa depois).
Variações: Freelancer puro sem promessa de continuidade no início (Kelly — sem atrito trabalhista).
Plano de Carreira (Jr / Pl / Sr)
Como fazer (Denis Pereira): divide cada nível em steps (Jr 1-5, Pl 1-5, Sr 1-5).
Tráfego:
- Júnior: braçal e organização. Farm de contas, troca criativos, planilhas, saldos.
- Pleno: executa técnica sozinho mas pouca visão macro. Prepara campanha, sobe pré-escala R$ 20-30k, entrega pro Sr.
- Sênior: autonomia + estratégico. Escala agressivamente (R$ 1MM/dia), spy, resolve buchas sem chamar CEO, treina time.
Parâmetros (PJ, Gabriel Figueiredo edição): Jr R$ 2k-3k, Pl R$ 3.5k-5k, Sr R$ 5.5k-7k+.
Exemplo: agência Denis divide 8 habilidades (4 comportamentais + 4 técnicas) cobradas pra subir steps.
Erros: promover "fazedor" excelente a líder sem skill de ensinar (sênior/líder terrível + perde executor).
Variações: PDI (Plano de Desenvolvimento Individual).
Comissionamento e Royalties
Como fazer:
- Fixo saudável e seguro, não excessivo (depende da comissão no mês forte).
- Lucro dividido por Squad / Função (editores e gestores também recebem fatia).
- Modelo Six (Luka): sem variável mensal pingado pra cargos sem royalty direto. Squad bate meta trimestral de lucratividade → todos recebem dobro do salário do trimestre (ganha R$ 5k → recebe R$ 15k de uma vez).
Parâmetros: bônus Six = últimos 3 salários (dobro do trimestre) — retenção alta.
Exemplos: editores e copywriters fazendo R$ 200k/mês com royalty atrelado a faturamento de projeto milionário.
Erros: dar bônus do squad pro líder que escreveu tudo sozinho (líder falhou em liderar — não merece bônus por trabalhar como operacional).
Variações: Vesting + Stock Options pra sócios e C-Levels (atrela permanência ao equity).
OKRs vs KPIs
OKR: Objetivo macro aspiracional + Key Results que provam que foi atingido.
KPI: números técnicos do dia a dia.
Como fazer:
1. Objetivo (O): SWOT define alvo macro do trimestre. "Aumentar faturamento R$ 1MM."
2. Key Results:
- KR 1: reduzir chargeback de 10% pra 5%.
- KR 2: validar 10 VSLs.
- KR 3: contratar/treinar 3 editores juniores.
3. KPIs setoriais: Play Rate da VSL, CPC, ROAS — observa se ações estão indo na direção da KR.
Parâmetros: meta ideal = Crescimento (faturamento) + Margem (lucro) + Satisfação (LTV/NPS).
Exemplos: "Definição de Feito" na planilha — 100% batido, aceitável, fracasso.
Erros: OKR genérico "cair no mar e remar"; OKR que exige reconstruir empresa em 1 semana.
Variações: Scorecards semanais com cores: Verde (on track), Amarelo (atenção), Vermelho (off track).
FCA (Fato, Causa, Ação) — Reunião Semanal
O que é: reunião tática mais importante do modelo Gustavo Cezar pra diagnosticar funis.
Quando usar: com liderança pra entender status da máquina, oxigenar ofertas, fugir de achismo.
Como fazer:
1. Pauta: números consolidados últimos 7 dias + mês atual (júnior de dados insere antes).
2. Fato: "Funil X parou. Retenção caiu pra 12%."
3. Causa: Líder + Gestor de Tráfego diagnosticam. "Esgotamos os 4 criativos vencedores."
4. Ação: "Produzir 10 variações com ganchos Y/Z + trocar a micro-lead."
5. Plano vai pro ClickUp pra Gestor de Projetos cobrar.
Parâmetros: ~10 pessoas (CSC + Líderes), 30-40min por fonte de tráfego, semanal (segunda).
Exemplos: todos avaliam Top Criativos da semana → plano de replicação de ângulos.
Erros: chegar com problema sem análise prévia (call vira 2h de caça aos números no painel).
Variações: IDS (Identify, Discuss, Solve) — Traction/EOS, citado por João Campos.
Avaliações (Trimestrais, PDI, Nine Box)
Como fazer:
1. Ciclo formal a cada 3 meses (ou 6 pra promoção maior).
2. PDI — 3Cs:
- Continuar: o que faz bem.
- Começar: o que precisa aprender pra subir.
- Cessar: hábitos ruins parar imediatamente.
3. Matriz Nine Box: Performance × Fit Cultural.
- Alta perf + alta cultura = aumento + liderança.
- Alta perf + baixa cultura = perigoso.
- Baixa perf + baixa cultura = demite.
Parâmetros: feedback mensal rápido. Trimestral profundo. 90 dias logo no SR.
Exemplo: Editor Jr 1 → Jr 2: entregou 3 VSLs no mês? 90% prazos no ClickUp? Boa comunicação no Gather (cultura)?
Erros: feedback 360º só por números, sem ver se trata equipe como lixo.
Variações: 360º já no recrutamento (ex-chefes, ex-pares).
Dailies e Weeklys
Weekly (segunda): call por setor / geral de líderes.
- Pauta: Boas notícias (vitórias) → Scorecard (orçado vs realizado) → Desafios → Plano tático 7d.
- Termina: "Vocês precisam de mim essa semana?"
Daily: assíncrona (Slack/chat) ou call rápida.
- "O que fiz ontem, o que vou fazer hoje, bloqueios."
Parâmetros: Weekly máx 60min. Daily máx 10-15min.
Exemplo: Arthur PC — sem daily por vídeo. Mensagem no Google Chat do setor.
Erros: CEO microgerenciar e refazer estratégia no meio da daily; calls de 4h tirando tempo produtivo.
Variações: daily só pra Tráfego (Comitê de Conversão), resto via chat.
Sprint Planning + Backlog de Ofertas
Quando usar: mantém máquina respirando proativamente. Evita "oferta morreu, o que testa amanhã?".
Como fazer (Gustavo Cezar / Filipe Santana):
1. Gestor de Projetos abre template do mês seguinte na 2ª semana do mês atual (10 jan → planeja fev).
2. Histórico: VSLs de lucro últimos 3 meses, separadas por nicho e copywriter.
3. Time de Spy adiciona o que US/BR está escalando + tendências (Google Trends, TikTok).
4. Líderes de Squad debatem + montam Backlog ("Modelar VSL Y com mecanismo Z, avatar X").
5. VSLs caem no Sprint dos copywriters.
Parâmetros: planejamento de fev = 3 semanas antes (2ª de jan). VSL bem processualizada = 7-10 dias de escrita.
Exemplo: focar em Memória porque assertividade do squad em emagrecimento caiu pra 26% no mês anterior.
Erros: reinventar com 10 nichos novos; ignorar dado de faturamento anterior.
Variações: Filipe Santana — reunião domingo à noite com gerentes definindo cabeças dos plenos (2 em nova oferta, 2 melhorando funis velhos, 2 em criativos).
All-Hands
Quando usar: mantém chama acesa, evita silos, engajamento coletivo.
Como fazer:
- A cada 15 dias ou 1×/mês.
- Inicia com números (faturamento bateu/não).
- RH: entradas/saídas, benefícios.
- CEO: moral, novidades macro (escritório novo), Missão/Visão/Valores.
- Líderes: pinceladas rápidas dos blocos.
Parâmetros: 30-40min ideais.
Exemplo: Rodrigo Dias fazia All-Hands com transmissão estilo TV pra time remoto.
Erros: problema mesquinho operacional na frente de toda a empresa; reunião arrastando 2h.
Variações: Dashboard aberto 100% do tempo; Reunião de Caixa de sexta pra time visualizar ganhos.
Framework de Decisão: ICE
Impacto + Confiança + Esforço.
Quando usar: recursos finitos, gargalos infinitos. Resolve "síndrome do objeto brilhante".
Como fazer:
1. Lista ações (Nova VSL × Panfleto na rua).
2. Impacto 1-10 (quanto retorno gera?).
3. Confiança 1-10 (probabilidade real de funcionar?).
4. Esforço 1-10 (custo de tempo/recurso) — nota alta = baixo esforço.
5. Soma. Maior pontuação vence.
Parâmetros: 80/20 real = Alto Impacto + Alta Confiança + Baixo Esforço (próximo a 30 pontos).
Exemplo: focar Net Loss por Trial em vez de brigar com CPA diário do Face.
Erros: priorizar Alto Esforço + Baixo Impacto só porque "é legal" (trocar cor do botão esperando dobrar faturamento).
Variações: Matriz Esforço × Resultado (Impacto × Complexidade) no Notion/Excel.
Stack de Ferramentas
- Notion / Roam: cérebro da empresa (Gustavo Cezar, Alan Nicolas, Arthur PC). Playbooks, Knowledge Base, QRFs, swipe files, scripts, DMP. Roam = linkagem de referências.
- ClickUp / Asana: Sprints, OKRs, atribuição, prazos com alarme. Regra: "Se não está no ClickUp, não existe."
- Miro: lousa infinita pra organograma, jornada do funil Hydra (Elton, Tiago Guedes), post-its de estratégia.
- Trello: básico/antigo. Substituído pelo ClickUp em ops maduras.
- Slack / Google Chat: dailies em texto assíncrono organizadas por setor (Arthur PC).
- Gather: escritório virtual 2D. Bonequinhos andando, mesa pra call instantânea ao sentar perto. Combate solidão home office (Six).
- Frame.io: padrão ouro pra revisão de VSL — pausa no frame, desenha, comenta exato ("aos 2:15 a gota deve aparecer maior").
- ATS (Gupy / Pipefy): funil de candidatos, currículos, testes técnicos, aprovações.
Agentes de IA na Gestão
Como fazer (Alan Nicolas / Bruno Picinini):
1. Mapeia atividades de padrão (pesquisar papers, categorizar custos do DRE, revisão técnica).
2. Configura Agente via API (CrewAI / n8n / Make).
3. Organograma de IA:
- Pesquisador: busca DBs e APIs (ingredientes em alta).
- Crítico/Analista: lê o que pesquisador achou, julga contra regras, decide se é útil.
- Escritor: dados validados → redige mecanismo único no modelo RMBC.
- Financeiro: lê PDFs de cartão / conta → extrai pra planilha formatada em segundos.
4. Agentes conversam. Tarefa finalizada vai pra revisão de humano-chave (Gestor de IA).
Parâmetros: Alan Nicolas — equipe de ~45 pessoas. Sem IA, precisaria de 200.
Exemplos: IA da Baseworks (Sérgio Fernandes) como cérebro da agência. Alan Nicolas paga R$ 1.200/mês em ChatGPT Enterprise.
Erros: chat único de IA pra "fazer tudo" (Zero-shot "Crie o negócio todo"); agentes sem backstory/papel claro = retorno genérico.
Variações: No-Code (Make.com) sem programação Python — interliga agentes com e-mails, Slack, planilhas, NF-e.